Bertolotto S.p.A. Via Circ. Giovanni Giolitti 43/45 – Torre San Giorgio (CN) I documenti in formato elettronico devono essere conservati in un repository protetto da credenziali di autenticazione, conosciute solo dal Comitato Whistleblowing ovvero dai soggetti espressamente autorizzati. I documenti cartacei sono archiviati presso un luogo identificato chiuso a chiave il cui accesso è consentito solo al Comitato Whistleblowing ovvero ai soggetti espressamente autorizzati. L’OdV è tenuto a documentare le indagini svolte e a conservare le risultanze della propria attività istruttoria in apposito archivio informatico e/o cartaceo accessibile esclusivamente all’OdV stesso. Come vengono documentate le segnalazioni orali e le segnalazioni effettuate mediante incontro diretto? In caso di utilizzo di linea telefonica o altro sistema di messaggistica vocale registrato, la segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione. In caso di utilizzo di linea telefonica o altro sistema di messaggistica vocale non registrato, la segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura del personale addetto. Il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione. Del resoconto sottoscritto deve essere fornita copia al Segnalante. Se la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro diretto, essa, previo consenso del Segnalante, è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure, nel caso in cui non sia possibile procedere con la registrazione, mediante verbale. In caso di verbale, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione. Copia della segnalazione, sottoscritta dal Segnalante e dal soggetto che ha ricevuto la segnalazione, deve essere consegnata al Segnalante stesso. 12. MISURE SANZIONATORIE Possono essere applicate misure sanzionatorie effettive, proporzionate e dissuasive: • nei confronti del Segnalato, se le segnalazioni risultino fondate; • nei confronti del Segnalante, se sono effettuate segnalazioni in mala fede; • nei confronti di chiunque abbia violato le misure di tutela previsti dalla presente Policy ovvero abbia ostacolato o tentato di ostacolare le segnalazioni. Il provvedimento disciplinare nei confronti di dipendenti della Società potrà essere applicato a seconda della gravità della violazione stessa, in applicazione dei principi di proporzionalità,
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